Просто о сложном. Как управлять финансами
Нужно ли планирование в салонном бизнесе? Может быть, пусть всё идет своим чередом, зачем заглядывать вперед?
Можно рассуждать и так. Но тем, кто действительно хочет достигнуть финансового успеха, хочет быть уверенным в долговременной и эффективной работе своего предприятия, планирование просто необходимо.
Я уверена, планирование – удел по-настоящему богатых людей! Потому что ничего невозможно добиться, если ты не запланировал успех. План – неотъемлемая часть рыночной экономической деятельности. И неважно, как велико ваше предприятие, будь это сеть салонов красоты или маленькая парикмахерская, ваше умение определять перспективы развития своего детища сейчас важно как никогда.
Из желаний богатств не получается.
Они получаются из ясного плана действий…
Наполеон Хилл
Кто я?
Первый свой салон моя семья купила в 1993 году на городском аукционе, где продавались запущенные, не способные к дальнейшей деятельности предприятия. Тогда в постсоветском пространстве появилась возможность создавать коллективную собственность, и многие парикмахерские пошли по этому пути. Но не учли, что для коллективной собственности нужна еще и коллективная ответственность.
А это значит, что деньги должны не только идти в свой карман, но и откладываться на ремонт, развитие, рекламу. Но, видимо, люди были увлечены тем, что, по их мнению, давала такая свобода, и думали каждый о себе. В результате помещения разрушались, никто не заботился об эстетике, о повышении профессионализма и философии бизнеса. Парикмахерские быстро приходили в упадок, это наблюдалось повсеместно.
А мы пришли как хозяева нового формата, нам хотелось взяться за интересное дело, которое бы приносило и удовлетворение, и прибыль. Мы не выбирали специально салон для покупки: какой продавался, такой и купили. Это была большая парикмахерская на 20 рабочих мест, из них 15 – для парикмахеров. Она находилась в спальном районе на окраине Новороссийска и назвалась по-советски банально – «Чудесница».
Вот мы и принялись чудесным образом превращать «Чудесницу» в современный салон. Набили шишек, как и многие из нас. Но опыт – «сын ошибок трудных»! Мне пришлось много учиться, выуживать знания по крупицам, адаптировать их под конкретную ситуацию.
И вот пришло мое время отдавать накопленные знания. Мне хотелось бы помочь коллегам структурировать свою работу, чтобы они могли уверенно принимать важные решения. Рассказать, как влиять на увеличение прибыли, находить резервы для экономии. Поделиться многолетним опытом, как контролировать финансы и не тратить на это много времени, как видеть перспективу развития своего предприятия и быть спокойным за завтрашний день.
Эта статья для предпринимателей, которые не заканчивали экономических вузов, но хотят навести порядок в финансах, хотят разбираться в управленческом учете и рачительно вести свое хозяйство.
Хорошо, когда прибыль идет нескончаемым потоком. Но, как показывает практика, за белой полосой приходит черная или серая, что требует решительных действий от владельца.
Думаю, вы согласитесь, что руководителю необходимо знать хотя бы основы финансового менеджмента. Однако составление бизнес-плана может показаться непосильной задачей для многих предпринимателей. Вы когда-нибудь пробовали читать финансовые прогнозы наших экономистов, за профессиональными терминами которых обычному человеку сложно понять истину? Мы приходим в «красивый» бизнес из разных сфер: кто-то был когда-то мастером, кто-то – врачом, кто-то – инженером. Я же хочу простым языком и на конкретных примерах показать, как легко и понятно можно спланировать финансовую деятельность салона, учесть все расходы и повлиять на доходы.
Что такое планирование?
Планирование – процесс подготовки и выбора оптимальных решений для достижения целей управления.
А бюджетирование? Это процесс коллективной разработки плана деятельности предприятия на будущий период, в результате которого все мероприятия хозяйственной деятельности представляются в финансовом выражении в формате бюджетов в разрезе финансовой структуры предприятия. Сложно, правда? Я постараюсь говорить простым языком.
Лет восемь назад я почувствовала желание разобраться в планировании деятельности своего предприятия. В Интернете нашла практический курс по бюджетированию в Бизнес-школе SRC (Strategies Relationships Communications – Стратегии Отношения Коммуникации). На мой взгляд, он мог дать мне необходимые знания и удовлетворял мой интерес. И я поехала в Москву учиться.
Каково же было мое удивление, когда на занятиях обнаружилось, что я сижу в одном классе с директорами крупных заводов, газет, пароходов, каких-то масштабных государственных предприятий. А тут я – простой предприниматель, руководитель небольшого салона красоты, решила узнать, как составлять бюджет.
Конечно, не всё из того, чему учили нас тогда, мне пригодилось, но это расширило мой кругозор и вселило уверенность в своих силах. Да, уверенность! Потому что, когда мы на занятиях приступили к теме «Планирование платежей», я вдруг обнаружила, что таблица, которую рисовал преподаватель на доске, очень напоминает мне ту, которую я изобрела сама.
Я поняла, что нет разницы – планировать работу большого предприятия или маленького, принцип остается тот же, только масштабы другие. Главное – не плыть по течению, а держать крепко бразды правления в своих руках. И теперь планирование – моя любимая игра. Да, игра, потому что ничто не доставляет такое удовольствие, как сознание того, что ты на верном пути.
План платежей
С чего же начнем? Давайте начнем с Плана платежей. На мой взгляд, это самый важный документ. Сначала наведем порядок в каждодневной работе, чтобы освободить голову для более крупных задач. Грамотное планирование платежей позволит вам ничего не забыть, сориентироваться с основными и дополнительными расходами, учесть обязательные платежи и запланировать своевременную закупку материалов для работы.
Сейчас у меня нет необходимости сидеть каждый день в бухгалтерии. В конце каждого месяца я разрабатываю План платежей, и весь месяц бухгалтер придерживается его. Потом я только корректирую этот план в соответствии с фактическими расходами и доходами прошедших дней. Если не выполняем план по выручке, то платежи отодвигаю, если перевыполняем, то ставлю оплату счетов на более ранние сроки. Конечно, в течение месяца этот план немного трансформируется, но на ходе основных процессов это не отражается.
С помощью такого плана легко быстро решить, сможем ли мы позволить себе какой-то срочный дополнительный платеж и в какой день мы его закроем. Всегда видно, какие платежи мы можем перенести на день-другой, а какие должны быть оплачены во что бы то ни стало.
Кредиты, аренда, зарплата, налоги – это платежи, которые нельзя переносить, их нужно оплатить в любом случае и вовремя. А зарплата – для меня это святое. Мои люди должны быть спокойны и уверены, что им всегда будет на что жить, независимо от нужд предприятия. С помощью плана нетрудно гарантировать своевременную выдачу зарплаты. Кстати, за всё время работы директором салона, а это больше 20 лет, я ни разу не задержала зарплату сотрудникам.
Для того чтобы своевременно выдавать зарплату и никого не обижать, мы сделали График выдачи зарплаты. Специфика нашей работы позволяет выдавать ее по мере поступления выручки в кассу. Каждый сотрудник имеет свой конкретный день получения.
Также я заверяю каждого сотрудника, что он всегда может обратиться ко мне в случае срочной нужны в деньгах. Это может быть кредит, поездка или лечение. И у нас не бывает проблем с оплатой, всегда можно найти выход, если знаешь, когда и какие у тебя платежи на очереди. Я приучила бухгалтерию, что своевременная зарплата – это основной элемент спокойной работы салона и каждая просьба сотрудника рассматривается как важная. Зато и ребята мне идут навстречу, когда я прошу.
Говорят, если руководитель может спокойно отдохнуть в течение двух недель и не решать авралом производственные вопросы, то он хороший руководитель. Я действительно могу спокойно уехать в отпуск и знаю, что бухгалтер в состоянии решить все текущие финансовые вопросы без меня. Он просто четко выполняет намеченный нами план. Вот как он выглядит (см. таблицу 1).
В течение месяца все фактически оплаченные суммы бухгалтер отмечает красным цветом в этой же таблице, поэтому можно всегда проверить, по какому счету прошла оплата, а какой – на очереди. И я легко могу проконтролировать бухгалтерию в любое время.
Сейчас появилось понятие «делегировать», то есть поручать свои обязанности другим, чтобы разгрузить себя. Я научила бухгалтера готовить свою часть Плана платежей. И в начале месяца он вносит туда все постоянные платежи: налоги, зарплату, аренду, кредиты и неоплаченные счета. А потом я добавляю в план прочие расходы: закупки, ремонт, презентации, рекламу и, конечно же, дивиденды.
Я считаю, что у меня, как у руководителя, должна быть зарплата. Мы ведь все работаем, чтобы зарабатывать. И полагаю, неправильно считать всю прибыль салона зарплатой директора. Иначе откуда вы возьмете деньги на развитие предприятия? Поэтому я назначаю себе зарплату, это заработанные мною деньги на повседневные нужды. А если я хочу поехать в отпуск или на учебу, сделать крупную покупку или ремонт дома, то я вношу эти расходы в годовой план. Но об этом чуть позже.
Прибыль салона
А теперь о прибыли. Какой директор не мечтает ней? Как ее рассчитать? Как влиять на ее увеличение?
Извлечение прибыли – одна из главных целей бизнеса. Конечно, я не умаляю тех плюсов, которые дает владение салоном красоты. Ты всегда ухожена, тебе доставляет удовольствие создавать вместе со своим коллективом красоту и моду, приятно общаться с довольными клиентами и слушать их лестные отзывы. Но если бизнес не приносит доход, то зачем тогда он нужен?
Бухгалтерия постоянно ведет подробный учет всех расходов, но пока я не свела воедино все цифры в таблицу, так, чтобы можно было их анализировать, я не могла сдвинуться с места.
Наверное, вам тоже известно состояние, когда кажется, что всё уплывает из твоих рук и не поддается контролю. Денег ни на что не хватает! Завтра приезжает поставщик, а денег расплатиться опять нет! А тут еще подоспела зарплата, и хотят ее получить все и сразу! Только расплатился с персоналом, как на носу арендная плата, а салону снова срочно нужны расходные материалы!
Так же было и у меня когда-то. Пока я не поняла, что ведение бюджета и контроль расходов – это разумный способ управления деньгами! Есть такой анекдот: «Дожили до зарплаты, а деньги еще остались… Сидим, думаем – научились экономить или забыли за что-то заплатить!»
Анализ статистики
Я начала собирать статистику расходов салона. Я разбила все расходы на отдельные статьи, самым подробным образом, чтобы видно было, куда идет каждая копейка.
Я увидела не только реальные размеры прибыли салона, но и возможности ее увеличения. Ведь для роста прибыли есть два пути: увеличить доходы или снизить расходы. Снизить расходы – это первое, что нужно сделать. Ведь сэкономленное – то же, что и заработанное. Анализируя фактические расходы, я могу теперь выявить «узкие места» и вовремя их исправить.
Я всегда задаю себе вопрос: как снизить расходы? Ибо нет предела совершенству. Там, где есть расходы, есть и возможности экономии. На одной моей лекции я услышала восклицание слушательницы: «Наконец-то заговорили о мелких расходах! У меня их столько!» Да, я не боюсь говорить об экономии маленьких сумм, ведь из них в итоге складываются весьма ощутимые сотни тысяч рублей.
Поиск возможной экономии средств
Вот, например, стирка белья. С помощью детального анализа работы салона я нашла возможности для оптимизации расходов. Так, увидев, в какую сумму мне обходится прачечная, а это 17 тысяч рублей в месяц, я решила попробовать перейти на одноразовое белье. Но сначала нужно было убедиться, будет ли выгоден такой шаг.
Я провела мониторинг посещения специалистов клиентами, сделала расчет потребности в одноразовом белье в салоне. Я посчитала, сколько салфеток, полотенец и простыней расходуем мы в среднем в месяц, и умножила это количество на стоимость одноразового белья.
В соответствии с расчетами получалось, что экономия на стирке белья должна была составить больше 6 тысяч рублей. И каково же было мое удивление, когда фактические расходы по одноразовому белью оказались еще меньше: 3575 рублей, а это уже 13 тысяч экономии в месяц.
Если также принять во внимание, что каждый год белье требует обновления, то экономия будет еще больше. К тому же качество стирки салонного белья в городской прачечной оставляет желать лучшего. Клиенты жаловались, что с белья сыплется белая труха и волосы, пятна не отстирываются. Белье при стирке быстро изнашивается, и не дай бог администратор не заметит дырку в салфетке – удар по имиджу салона! Таким образом, я избавилась не только от расхода на стирку белья в 13 тысяч рублей, но и от необходимости покупать новое белье.
Конечно, нашлись клиенты, которые были недовольны, что уютные хлопчатобумажные простыни и полотенца сменились синтетическими материалами. Но ведь эти меры направлены не только на экономию, они еще решают вопрос гигиены и безопасности наших клиентов. Нужно только им правильно всё объяснить.
Также я проанализировала закупки салонного кафе. Это кофе, чай и всё, чем мы угощаем наших клиентов. В качестве эксперимента я ввела среднемесячный лимит суммы расхода в месяц, больше которой потратить без моего дополнительного разрешения было нельзя. Поначалу не всегда вписывались в требуемую сумму, но со временем приноровились. И опять мы сэкономили несколько тысяч рублей.
Вообще введение лимитов оказалось весьма выгодным и положительно отразилось на сокращении всех остальных статей расходов. Таким же образом я снизила расходы на канцелярские и хозяйственные товары. Достаточно было просто ввести лимит расходования средств, и завхоз сам стал искать товары на оптовых складах, покупать большие фасовки, пользоваться акциями и т.д.
Но есть вопросы, которые не решить ограничением.
Оплата за свет, например, у меня была одной из больных проблем. Счет только по салону превышал 15 тысяч рублей. Я провела эксперимент, чтобы понять, откуда идет самая большая нагрузка. Оказалось, наша вывеска нещадно потребляла свет, она горела в среднем 12–15 часов в день. Ее включали с наступлением сумерек и выключали только утром.
Я вызвала электрика, он у меня работает по договору, и попросила подсказать, как можно сэкономить электричество. Решение было до боли простое, нужно было поставить временное реле и настроить его так, чтобы оно включалось, когда солнце садится, и выключалось в полночь, когда жизнь в городе замирает. Таким образом, мы снизили расход на электроэнергию до 9 тысяч рублей, и это в летние месяцы, когда беспрерывно работают кондиционеры. Экономия составила около 6 тысяч рублей в месяц. Согласитесь, это немало.
Все эти цифры на первый взгляд кажутся незначительными, но в сумме они дали весьма ощутимый эффект. По самым скромным подсчетам, экономия от этих мероприятий составила минимум 21 тысячу рублей, что в год вылилось в сумму приличных размеров – 252 тысячи рублей. Вот вам и средства для поездки на экзотические острова!
Составление плана на следующий год
Бюджетирование – это часть управленческого учета, это возможность планировать деятельность компании на определенный период. Я планирую работу своего предприятия на год вперед. Я хочу четко понимать, в каких рамках мы существуем.
На основании собранной статистики за год, подробного анализа всех статей расходов я и делаю план на следующий год. Когда я вижу, сколько было израсходовано средств и что они пошли, нетрудно прогнозировать работу салона на год, на два и даже на пять лет.
В январе передо мной разворачивается подробный отчет по финансовой деятельности предприятия. Тут можно увидеть, как растут расходы и доходы в зависимости от сезона. И планируя следующий год, я учитываю все эти показатели.
Конечно, успешное предприятие должно расти и прибыль должна увеличиваться. Стагнация для любого дела весьма опасна. Если у вас показатели за несколько истекших лет не меняются, то это повод задуматься. Необходимо искать возможность вдохнуть новую жизнь в свой салон. Потому что стабильность опасна тем, что незаметно может перерасти в упадок. И только когда идет рост показателей, пусть даже небольшой, тогда вы можете с уверенностью считать свой бизнес успешным и надежным.
Каждый год у нас растут цены. Инфляция диктует свои правила, и для того, чтобы не обманываться в расчетах, нужно закладывать поправку на нее.
Итак, перед вами отчет за истекший год, который вы хотите трансформировать в план на год грядущий. Все цифры прочувствованы вами, установлены лимиты. Теперь нужно задать рост доходной части вашего плана. Для этого фактические показатели вы умножаете на 15–20%, это будет поправка на инфляцию. То есть при увеличении цен ваши доходы не должны быть меньше расчетных сумм.
Еще проще? Представьте, что в прошлом году ваш салон в январе принес 1 000 000 рублей выручки. Умножьте ее на 15%. И получите, что в наступившем году по плану в январе он должен принести 1 200 000 рублей.
Эту сумму мы будем с вами считать минимальным планом для достижения устойчивого финансового роста. Плановые суммы будут меняться в зависимости от расчетного месяца, как и поток клиентов изменяется по сезонам.
В плане будут постоянные расходы: аренда, зарплата, налоги, которые вы не можете отменить, и переменные: ремонт, реклама, покупка оборудования, которые вы можете вносить в план при необходимости, если позволяют средства.
Контроль и коррекция плана
В конце месяца вы (или ваш бухгалтер) заносите в таблицу рядом с плановыми цифрами фактические и анализируете, насколько был выполнен ваш план. Суммы из годового плана трансформируются в месячный план платежей, и круг замыкается. Ваши планы и ваши расходы стали для вас прозрачны и понятны.
Теперь каждая цифра становится живой, она вам подсказывает, правильно ли вы выбрали тактику, что нужно изменить, на что обратить особое внимание. С таким отчетом вы сможете поработать даже в командировке или в отпуске. Вы освобождаете себя от каждодневного рутинного контроля. Вы приобретаете время для отдыха, учебы или генерации новых идей.
Перспектива развития предприятия
Когда у вас перед глазами соберется статистика работы за несколько лет, вам будет приятно видеть, где вы приняли правильное решение и когда вышли из кризиса. Будет интересно изучать показатели и понимать, где пострадал салон от ухода ключевых специалистов, а где он вышел из тупика и опять поднял выручку.
С помощью плана вам нетрудно будет продумать стратегию роста вашего предприятия, запланировать на нужный месяц ремонт или покупку нового оборудования. У вас как на ладони будут видны все возможности развития, и станет понятно, в какую сумму вам нужно уложиться, чтобы не нарушить план.
Как видите, такая система финансового руководства под силу любому предпринимателю. Достаточно только знать программу Excel и немного терпения. Начните – и вы быстро поймете, что вы справляетесь без особых проблем.
Заключение
Думаю, большое заблуждение – винить в своих неудачах государство, политику, сложные обстоятельства, конкурентов и объяснять все проблемы внешними факторами. Важно быть уверенным в правильности своего управления, в грамотности составленных планов, которые и обеспечат устойчивость вашего бизнеса.
К макроэкономической ситуации и государственной политике я отношусь как к погоде: если идет дождь, беру зонт. Я убеждена: чтобы правильно оценивать ситуацию, нужно анализировать, планировать, прогнозировать.
Как говорят японские мудрецы: «План без действий – это мечта. Действия без плана – это кошмар».
